מהי הודעה קולית אוטומטית וכיצד לנצל אותה במערכות החיוג שלכם

סטטיסטית, כמעט 80% מכל השיחות הקרות מסתיימות בתא קולי, בעוד נציג מכירות טיפוסי משאיר בממוצע כ-70 הודעות קוליות ביום. בהתחשב בכך שהשארת כל הודעה קולית דורשת כ-60 שניות, זה מסתכם בסופו של דבר בכ-25 שעות בחודש. זה כמה זמן שכל אחד מנציגי המכירות שלכם יכול לחסוך ולהקדיש למשימות יצרניות יותר ובעלות ערך גבוה יותר עם תכונה פשוטה אך רבת עוצמה הידועה כהודעה קולית אוטומטית.

באופן מפתיע, עם זאת, לא כל ספקי חייגן תקשורת מציעים אותה כחלק מהפתרון שלהם.

בואו נחקור את תכונת ההודעה הקולית האוטומטית לעומק, יחד עם איך היא עובדת, הערך שהיא מביאה לצוותי מרכזי שיחות יוצאות, וכיצד אתם יכולים לנצל אותה ביעילות במערכות הפנייה שלכם לאיתור לקוחות פוטנציאליים ומכירות.

מהי הודעה קולית אוטומטית?

הודעה קולית אוטומטית היא טכנולוגיית תקשורת המאפשרת לנציגים להשאיר באופן אוטומטי הודעה מוקלטת מראש לתיבת התא הקולי של מישהו, ומבטלת את הצורך לעשות זאת באופן ידני. זו דרך פשוטה ולא חודרנית למוקדי שירות ומכירות ליצור קשר עם אותם לקוחות פוטנציאליים או לקוחות שאינם עונים לשיחות טלפון. הודעה קולית אוטומטית היא תכונה בעלת ערך של תוכנת תקשורת יוצאות ופתרונות חיוג אוטומטי.

כיצד עובדת הודעה קולית אוטומטית?

נציג במוקד מקליט מראש הודעה קולית אחת או יותר. כאשר נציג מתקשר ללקוח פוטנציאלי או ללקוח באמצעות החייגן במחשב או חייגן אוטומטי ואין מענה, הנציג בוחר את אותה הודעת תא קולי מוקלטת מראש שהוא רוצה להשאיר – ומערכת החיוג שולחת אוטומטית את ההודעה לתיבת התא הקולי של אותו אדם ומסיימת את השיחה ועוברת לחיוג המספר הבא. כך עובדת תכונת הודעה קולית אוטומטית המסורתית, אבל יש עוד סוג, הידוע כהודעה קולית אוטומטית ללא צלצול.

בדרך כלל, הודעה קולית אוטומטית דורשת מנציג להתקשר ללקוח הפוטנציאלי תחילה, והיא משאירה הודעת תא קולי מוקלטת מראש רק אם היא מזהה משיבון במקום מענה אנושי בצד השני. עם הודעה קולית אוטומטית ללא צלצול, מערכת תוכנת הודעה קולית אוטומטית עוקפת את רשת הטלפון ושולחת את ההודעה ישירות לשרת המארח את התא הקולי מבלי לגרום לאירוע שיחה במכשיר של המקבל.

זה אומר שהודעות קוליות אוטומטיות ללא צלצול מאפשרות לכם לשלוח הודעות תא קולי מבלי לגרום לטלפון לצלצל. במקום זאת, הלקוח הפוטנציאלי או הלקוח שלכם פשוט יקבל הודעה שיש להם הודעת תא קולי חדשה והם יכולים להקשיב לה בזמנם הפנוי.

למה להשתמש בהודעה קולית אוטומטית?

✓ יעילה: שיחות קרות יכולות להיות חודרניות – אין פלא שרוב האנשים ברשימת החיוג שלכם לא יענו לשיחה שלכם. אבל בעוד שקל לדחות או להתעלם משיחת טלפון לא מוזמנת, אנשים פחות נוטים למחוק הודעת תא קולי מבלי להקשיב לה קודם. זה הופך את הפניה באמצעות הודעה קולית אוטומטית לדרך יעילה להתחבר לקהל שלכם ולהעביר את המסר שלכם.

✓ מגיעה רחוק: הודעה קולית אוטומטית עובדת עם טלפונים ניידים וקווים עם תוכנת תא קולי, ומאפשרת לכם להגיע לקהל רחב יותר. עם טלפונים קווים, זה עובד בדיוק באותה צורה כמו עם טלפונים ניידים. ברגע שאתם מתקשרים והנמען אינו עונה, המערכת תשאיר הודעת תא קולי במשיבון של האדם.

✓ חוסכת זמן: הודעה קולית אוטומטית חוסכת זמן לצוות שלכם. במקום לחכות שהשיחות יעברו לתא קולי, להקשיב להקלטת התא הקולי, ולהשאיר את אותה הודעה שוב ושוב, הנציגים שלכם יכולים להקליט הודעה אחת, לשלוח אותה בלחיצה אחת, ולעבור לשיחה הבאה, חוסכים זמן ניכר במהלך מערכות החיוג שלהם.

✓ ניתנת להתאמה אישית: הודעה קולית אוטומטית ניתנת להתאמה אישית בקלות. אתם יכולים להקליט הודעות שונות לסוגים שונים של לקוחות, המתאימות לאינטרסים ולצרכים הספציפיים של כל קבוצה. בנוסף לכך, עם הודעה קולית אוטומטית שמופעלת בעזרת בינה מלאכותית, שהיא גרסה מתקדמת של תכונת ההודעה הקולית האוטומטית המסורתית, אתם יכולים להתאים הודעות בהתבסס על מידע על המקבל, וליצור רמה עמוקה יותר של התאמה אישית.

✓ יעילה מבחינת עלות: בעוד שספקי הודעה קולית אוטומטית עשויים להציע תוכניות תמחור שונות, והמחירים יכולים להשתנות משמעותית, הודעה קולית אוטומטית יכולה לעלות לכם כמה אגורות בלבד לכל הודע קולית שנמסרה, מה שהופך אותה לפתרון בר השגה. ויש גם חסכון פוטנציאלי בעלויות הקשורות לשיפור בפרודוקטיביות של הנציגים והגברת היעילות של מערכות החיוג שלכם.

✓ מסרים עקביים: בנוסף לכל האמור לעיל, אך לא פחות חשוב, הודעה קולית אוטומטית עוזרת לכם להבטיח שכל לקוח פוטנציאלי או לקוח מקבל את אותו מסר מקצועי שנוסח היטב, מפחיתה את הסיכון לתקשורת לקויה או מידע חסר. היא גם מאפשרת לכם לשמור על קול מותג עקבי לאורך כל התקשורת שלכם.

כיצד להשתמש בהודעה קולית אוטומטית במערכות החיוג היוצאות שלכם

שמרו על המסרים שלכם קצרים ותמציתיים

למרות שלהודעה קולית אוטומטית יש כמה מגבלות ברורות, אתם עדיין יכולים להפוך את המסר שלכם למשפיע. בעוד שאינכם יכולים להתאים אישית כל הודעה ולברך לקוחות פוטנציאליים בשם, אתם יכולים למיין את רשימות הלקוחות הפוטנציאליים שלכם וליצור הודעות נפרדות לכל אחת מהקבוצות, מה שעוזר למסר שלכם להיראות אישי.

בנוסף, ידיעת האורך האופטימלי של הודעת תא קולי יכולה להשפיע משמעותית על סוג התגובה שתקבלו מהלקוחות הפוטנציאליים שלכם. על פי נתונים מ-InsideSales, האורך האופטימלי של הודעת תא קולי הוא 18 עד 30 שניות, ועם כל שנייה נוספת אחרי 30, הסיכוי שלכם לקבל תגובה יורד ב-2%. כאשר אתם מנסחים את הודעת התא הקולי שלכם, ודאו שהיא מתאימה לטווח הזמן האופטימלי, מספקת סיבה ברורה לשיחה שלכם, קובעת את הציפיות הנכונות, והכי חשוב, מעודדת לקוחות פוטנציאליים להתקשר אליכם בחזרה.

HubSpot ממליצה לכלול את האלמנטים הבסיסיים הבאים בהודעת התא הקולי שלכם:

• השמות שלכם ושם החברה
• מספרי הטלפון שלכם
• הסיבות שלכם להתקשרות
• היתרונות של חזרה אליכם
• מה אתם רוצים שהלקוחות הפוטנציאליים יעשו או יצפו

קבלו השראה מהדוגמאות

אם אתם מתקשים ליצור הודעה קולית יעילה עבור מערכות החיוג היוצאות שלכם, אתם יכולים לחסוך לעצמכם זמן ומאמץ על ידי ניצול דוגמאות מוכנות מראש של תסריטי הודעות קוליות אוטומטיות. למרבה המזל, יש הרבה דוגמאות תסריט שאתם יכולים למצוא ולקבל מהן השראה בעת ניסוח ההודעות שלכם. לדוגמה, אם אתם בעסקי נדל”ן, הביטו בתסריט הודעה קולית אוטומטית לנדל”ן הזה שאתם יכולים להשתמש בו בעת ביצוע שיחות קרות לקונים פוטנציאליים של בתים:

“שלום, זה [השם שלכם] מ[שם סוכנות הנדל”ן]. רק רצינו להודיע לכם על נכס חדש ומרגש שזה עתה הגיע לשוק באזורכם. זהו בית מדהים עם 3 חדרי שינה, 2 חדרי אמבטיה עם מטבח משופץ וחצר גדולה. הוא לא יישאר הרבה זמן בשוק, אז אם אתם מעוניינים, אנא התקשרו אלינו במספר [מספרי הטלפון שלכם] לפרטים נוספים או לתיאום ביקור. תודה!”

אם אתם בעסקי SaaS, ההודעה הקולית האוטומטית שלכם יכולה להיראות דומה לזו:

“שלום, אלה [השמות שלכם] מ[שם החברה שלכם]. עבדנו עם [חברה דומה] והם ראו עלייה של 20% במכירות החודשיות עם הפתרון שלנו. אנחנו רוצים לשתף אתכם כיצד הם עשו זאת כדי לראות אם אנחנו יכולים להפיק את אותן תוצאות עבור העסק שלכם. אתם מוזמנים להתקשר אלינו בחזרה במספר [מספרי הטלפון שלכם], ונשמח להסביר לכם כיצד הכל עובד. מצפים לשמוע מכם. להתראות.”

והנה אחת שאתם יכולים להשתמש בה אם אתם מוכרים ביטוח רכב:

“שלום, אלה [השמות שלכם] מ[שם חברת הביטוח שלכם]. אנחנו יוצרים קשר כדי לשתף מידע על הצעות ביטוח הרכב החדשות שלנו. האם אתם מחפשים לחסוך בביטוח הרכב שלכם? אנחנו מציעים הנחות משמעותיות על פוליסות ביטוח הרכב שלנו החודש. התקשרו אלינו במספר [מספרי הטלפון שלכם] כדי לגלות כמה אתם יכולים לחסוך ולקבל הצעת מחיר ללא התחייבות. תודה, ויום טוב!”

השאירו מספר הודעות קוליות

אחת הטעויות הנפוצות ביותר שנציגי מכירות עושים עם הודעות קוליות היא השארת הודעה אחת בלבד. בעוד שהשארת הודעה קולית מנוסחת היטב יכולה לעזור לכם להגדיל את שיעורי התגובה, מספר הפעמים שאתם משאירים הודעה חשוב גם כן. על פי סטטיסטיקות שפורסמו על ידי Cognism, יש לכם סיכוי טוב יותר לקבל תגובה מלקוחות פוטנציאליים אם אתם משאירים לפחות שלוש הודעות קוליות. ליתר דיוק:

• הודעה קולית ראשונה = 11% שיעור שיחות חוזרות
• הודעה קולית שנייה = 22% שיעור שיחות חוזרות
• הודעה קולית שלישית = 33% שיעור שיחות חוזרות

היו בררניים בשימוש בהודעות מוקלטות מראש

למרות שהודעות קוליות אוטומטיות עובדות היטב עבור מערכות שיחות קרות כאשר אתם מנסים ליצור קשר עם הלידים הקרים שלכם בפעם הראשונה, זו לא תמיד הבחירה הטובה ביותר כשאתם מתקשרים למישהו שכבר דיברתם איתו בעבר. במקרה כזה, יכול להיות עדיף להשאיר להם הודעה קולית באופן ידני ולהתאים אישית את ההודעה שלכם על ידי קריאה ללקוח הפוטנציאלי בשמו ואזכור משהו שדיברתם עליו במהלך האינטראקציה הקודמת.

גלו מה עובד הכי טוב עם בדיקות A/B

לבסוף, צרו מספר וריאציות של הודעות לכל סגמנט ובצעו בדיקות A/B כדי לגלות מה עובד הכי טוב. אתם עשויים לרצות לנסות מסרים שונים או אפילו וריאציות שונות בטון הקול שלכם. אבל הקפידו לשנות רק משתנה אחד בכל פעם בין גרסאות ההודעה שלכם כדי לזהות בבירור מה גורם להבדלים בביצועים. מעקב אחר מדדי מעורבות כמו שיעורי שיחות חוזרות, שיעורי תגובה, זמני תגובה ושיעורי המרה ייתן לכם רעיון לגבי מה מהדהד הכי טוב עם הקהל שלכם.

נצלו את היתרונות של הודעה קולית אוטומטית עם החייגן האוטומטי של VoiceSpin

הודעה קולית אוטומטית היא כלי תקשורת עסקי רב עוצמה ויעיל שיכול לשפר את היעילות של מערכות החיוג היוצאות שלכם ואת אסטרטגיית הפנייה הכוללת שלכם. על ידי הבנה כיצד להשתמש בה ביעילות, אתם יכולים לפתוח מיד את היתרונות שלה תוך מתן אפשרות לנציגי המכירות שלכם להתמקד יותר בשיחות. ועם תוכנת החייגן החזוי הנכונה, אתם יכולים להפוך את צוות המכירות שלכם לעוד יותר פרודוקטיבי.

החייגן האוטומטי של VoiceSpin AI המציג הודעות קוליות אוטומטיות מדלג על אותות תפוסים ומספרים מנותקים, מחבר סוכנים רק ללקוחות פוטנציאליים חיים ומגדיל את זמני השיחה של הסוכנים. מה שעוד יותר, החייגן מחבר באופן חכם לקוחות פוטנציאליים לנציגי המכירות המתאימים ביותר על בסיס ההסתברות לביצוע מכירה מוצלחת, עוזר לכם למקסם את המרות המכירות שלכם.

קבעו שיחת הדגמה עכשיו כדי לראות את החייגן החזוי של VoiceSpin AI בפעולה, לקבל החלטה מושכלת, ולהתחיל להשתמש בהודעות קוליות אוטומטיות לצד תכונות רבות עוצמה אחרות כדי להגביר את היעילות של מערכות החיוג היוצאות שלכם.