איך תגדילו את כמות תיאום פגישות בעזרת הכלים היעילים ביותר למוקד טלמיטינג

הפופולריות הגואה של עבודה מרחוק, היכולת לתזמן ולנהל פגישות וירטואליות יעילות הופכת ליתרון תחרותי. עסקים עושים בין אנשים, לכן, בין אם פרונטלי, טלפוני או בוידאו, פגישות עסקיות הן שלב הכרחי לסגירת עסקאות. בסופו של דבר מוקד טלמיטינג שנועד לשכנע לקוחות פוטנציאליים להיפגש עם אנשי המכירות בארגון, הוא חלק משמעותי בתהליך המכירה ומחזיק באחריות גדולה על התוצאות העסקיות של הארגון. איך שלא נהפוך את זה, מוקד טלמיטינג הוא אמנם לא מוקד טלמרקטינג אבל מדובר במוקד מכירות לכל דבר ועניין שלרוב מבצע “שיחות קרות” ללקוחות פוטנציאלים ששוחקות מהר את הנציגים. כדי לשמור על האנרגיות הנדרשות להצלחה במוקד טלמיטינג, נדרשים פתרונות תקשורת מתקדמים וכלים נוספים שמייעלים את עבודת הנציגים.

רוצים להגדיל באופן משמעותי את מספר הפגישות האיכותיות, שמתקיימות ומבשילות לכדי סגירת עסקאות? המשיכו לקרוא.

מוקד טלמרקטינג על סטרואידים 

נציגי מוקד הטלמרקטינג מוציאים שיחות לעשרות ומאות לקוחות פוטנציאלים (לעיתים “קרים”) במהלך היום. הם משחקים על “חוק המשחקים הגדולים” ושומעים כל כך הרבה פעמים “לא תודה” ועוד משפטים שמסננים אותם בנימוס. אם תורידו מהגב שלהם את ניסיונות החיוג ותמקדו אותם בשיחות אקטיביות זה בהחלט יהיה משהו שיפחית משמעותית את התסכול ויתן להם אנרגיות לסגור כמה שיותר פגישות. הפתרון המושלם לכך הוא חייגן אוטומטי מבוסס בינה מלאכותית ולמידת מכונה, שהופך את תהליך השיחות היוצאות לאוטומטי. החייגן מוציא מחייג קודם כל ליעד ואז מחבר אותו לנציג שהכי מתאים לקבל את השיחה. כלומר, הנציג עובד נון-סטופ ומתמקד בלסגור פגישות.

הכשרה זה שם המשחק במוקד טלמיטינג – האזנה, לחישה והתפרצות

נציגים חדשים צריכים הדרכה אחרת הם עשויים “לגדול עקום”. האזנה או לחישה לנציג חדש במוקד טלמיטינג מאפשרים למנהלים להדריך נציגים בדיסקרטיות במהלך שיחות ומידת הצורך הם יכולים להתפרץ ולהצטרף לשיחה בזמן אמת. כך הנציגים יכולים ללמוד, לדייק ולמקסם את היכולות שלהם.

הקלטה של שיחות

הקלטת שיחות היא קריטית במוקד טלפוני המעוניין להבטיח את איכות השיחות והדרכה במידת הצורך. נציגי מוקד טלמיטינג מתמודדים עם כמות עצומה של שיחות ולכן מחלוקות עשויות להתעורר וחשוב שיהיה לכם את היכולת לפקח על כל מה שנאמר במהלכן. כשיש לכם הקלטת שיחות, תמיד תעמוד לרשותכם היכולת לחזור לשיחה ולבחון את המקרה המדובר.

מערכת ניטור ובקרה שתספק תובנות לקבלת החלטות מושכלות

מוקד טלמיטינג שאינו מבצע מעקב ובקרה אחר התוצאות שלו, נידון לכישלון מראש. לכן מערכת הטלפונייה שתבחרו חייבת לכלול דאשבורדים ודוחות היסטוריים. כך תוכלו לבצע ניתוח תחזיתי מונחה נתונים כדי לחזות מגמות ועומסים ולסייע למנהלי המוקד הטלפוני לקבל החלטות מושכלות שישפרו את האסטרטגיות שלהם.

מזהה שיחה דינאמי שיקפיץ את אחוז המענה

ממחקר שביצענו נמצא כי אחוז המענה לשיחות עם מזהה נייד (קידומת 05 כלשהי) גבוה בלמעלה מ-50% מהמענה לשיחות עם מזהה נייח (קידומת 03, 077 וכד’). בשיחות בינלאומיות, הפער בין אחוזי המענה של מספר מקומי לבין מספר חיצוני עומד על למעלה מ-73%. פעילות מוקד טלמיטינג נשענת ברובה על שיחות יוצאות, כלומר ישנה משמעות אדירה לאחוזי המענה ולכן כדאי לכם לאמץ את נתוני המחקר. בנוסף לכך, בשל אפליקציות זיהוי ספאם כמו ME ו-True Caller יתכן שהמספר איתו אתם מזוהים בשיחה יוצאת מוגדר כ”שרוף” וזה עלול לעלות לכם ביוקר. אנו ממליצים לכם לעבוד עם כמות של מספרים מתחלפים. ב-VoiceSpin יש לנו את היכולת גם לזהות במהירות שהמספר שלכם מוגדר כספאם ולהחליף אותו.

אינטגרציות למערכת ה-CRM שכל מוקד טלמיטינג חייב לאמץ

מאגר “אל תתקשר אלי”

אם אתם מחייגים לרשומות של לידים “קרים”, אתם חייבים להכיר את תיקון החקיקה לחוק הגנת הצרכן שיצא בתחילת 2023. הרשות להגנת הצרכן מנהלת מאגר מספרי טלפון של צרכנים המעוניינים להגביל פניות שיווקיות. במידה והוצאתם שיחה לאחד מהמספרים במאגר, תמצאו את עצמכם חשופים לקנס כספי מוגדל של עשרות אלפי שקלים ואף לפגוע במוניטין שלכם. כדי להימנע מהסיטואציה, אינטגרציה של הטלפוניה שלכם למאגר וחסימה אוטומטית של שיחות למספרים “אסורים” ימנע מכם את אי הנעימות.

חייגן אוטומטי

החייגן האוטומטי מביא איתו יכולות רבות שמשדרגות כל מוקד של שיחות יוצאות. אבל אם אין לכם אינטגרציה בין מערכת ה-CRM לחייגן, תיאלצו להכין קבצי אקסל ולהעלות אותם ידנית כל פעם שתרצו להעלות רשומות לחיוג. בנוסף, ישנן אפשרויות נוספות כמו השהייה, עצירה וניהול נציגים בחייגן מתוך מערכת ה-CRM. אם תממשו את האינטגרציה תזכו לזמן בפעולות אחרות שיכולות לקדם את המוקד טלמיטינג שלכם. 

סיכום ותמלול שיחה בכרטיס לקוח

קחו את ניטור איכות השיחות צעד אחד לפני כולם והפכו את השיחה לטקסט באופן אוטומטי. כך תוכלו באמצעות מנתח דיבור חכם המופעל באמצעות בינה מלאכותית למנוע באופן יזום בעיות תאימות לתסריטי השיחות שלכם דרך איתור מילות מפתח והתראות בזמן אמת. ב-VoiceSpin תקבלו גם סיכום של השיחה לתוך כרטיס לקוח ותוודאו שנציגי המוקד טלמיטינג שלכם עסוקים יותר בתיאום פגישות ופחות בתיעוד.

בחירת כלי הטלמיטינג המתאים לצרכים העסקיים שלך

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן

אז נציגי מוקד טלמרקטינג עשו את העבודה והצליחו לסגור פגישה. מה עכשיו? בחירת פלטפורמה ייעודית לפגישות מרחוק חייבת להיות עם ממשקים ידידותיים למשתמש ותכונות נגישות. אלה עם עיצוב אינטואיטיבי מאפשרות למנהלי המכירות להסתגל במהירות לכלי, להפחית את עקומת הלמידה ולהגביר את היעילות הכוללת. אנו ממליצים לעשות שימוש בפלטפורמות של Google Meet או Zoom המספקות שמע ווידאו באיכות HD, שיתוף מסכים ותכונות שיתוף פעולה אינטראקטיביות. 

מוקד טלמיטינג סקלבילי ומותאם אישית 

ככל שהעסק שלכם גדל, כך גם הדרישות מהמערכות התומכות שלכם. בחרו בכלי פגישות מרחוק המציעים אפשרויות מדרגיות והתאמה אישית כדי להתאים לצרכים המתפתחים שלכם. בין אם מדובר בסטארט-אפ קטן או ארגון גדול, הגמישות להרחיב את יכולות השיחות מרחוק מבטיחה שהכלי שבחרתם יישאר נכס בעל ערך ככל שהעסק שלכם מתרחב.

סיכום

הכלים המובילים שהבאנו לפניכם למוקדי טלמרקטינג, מהווים ארסנל רב עוצמה לשיפור הפרודוקטיביות, שיפור האינטראקציות עם הלקוחות והשגת הצלחה בקמפיינים. על ידי השקעה בכלים אלה, המוקד הטלפוני שלכם ישאר מוביל בנוף התחרותי של טלמיטינג ולספק תוצאות יוצאות דופן.